Để người nộp thuế thuộc đối tượng tự in hóa đơn, đặt in hóa đơn thiết kế mẫu hóa đơn, quản lý sử dụng hóa đơn đúng quy định theo hướng dẫn tại Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ; ngày 22/11/2010 Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long đã có công văn hướng dẫn và lưu ý một số điểm như sau:

I. VỀ HOÁ ĐƠN

Về các nội dung trên hóa đơn đã lập quy định tại Điều 4 Thông tư số 153/2010/TT-BTC và Điều 1 Quyết định số 2905/QĐ-BTC ngày 09/11/2010

1. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn

1.1.Tên loại hoá đơn

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hoá đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hoá đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN)…

Đối với hoá đơn xuất khẩu, thể hiện tên loại hoá đơn là HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU hoặc tên gọi khác theo thông lệ, tập quán thương mại. Ví dụ: HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU, INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…

1.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hoá đơn

1.2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự

– 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng: 01; Hóa đơn bán hàng: 02; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: 03; Phiếu xuất kho hàng gởi bán đại lý: 04; hóa đơn xuất khẩu: 06; hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan): 07.

– 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng: GTKT; Hóa đơn bán hàng: GTTT; Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan): KPTQ; Hóa đơn xuất khẩu: HDXK; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: XKNB, Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý: HGDL

– 1 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn

– 1 kí tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

– 3 kí tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ:

Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

Ký hiệu 02GTTT3/002 được hiểu là: mẫu thứ hai của loại hóa đơn bán hàng 3 liên.

Ký hiệu 03XKNB2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 2 liên.

– Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự. Cụ thể:

Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT.

Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

1.2.2. Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm tạo hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành

– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

– 01 kí tự tiếp theo là “/” để phân biệt ký hiệu với năm tạo hóa đơn.

– 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.

Năm tạo hoá đơn được ghi hai số cuối của năm tạo hóa đơn;

Ký hiệu của hình thức hoá đơn, sử dụng 3 kí hiệu; E: Hoá đơn điện tử, T: Hoá đơn tự in và P: Hoá đơn đặt in;

Ví dụ:

AA/11E: là Hóa đơn điện tử, ký hiệu AA được tạo năm 2011;

AB/11T: là Hóa đơn tự in, ký hiệu AB được tạo năm 2011;

AA/12P: là Hóa đơn đặt in, ký hiệu AA được tạo năm 2012.

1.3.Số thứ tự hoá đơn: Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hoá đơn, bao gồm 7 chữ số

1.4. Liên hoá đơn: Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó2 liên bắt buộc

– Liên 1: Lưu;

– Liên 2:Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định.

1.5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

1.6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

1.7. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng và phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

1.8. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn

1.9.Tên tổ chức nhận in hoá đơn

Đối với hoá đơn đặt in, trên hóa đơn phải thể hiện tên và mã số thuế của tổ chức nhận in trên từng tờ hoá đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn quyết định in hoá đơn để tự sử dụng.

2. Thứ tự các chỉ tiêu bắt buộc trên một tờ hóa đơn

Thứ tự sắp xếp các chỉ tiêu bắt buộc trên một tờ hóa đơn, người nộp thuế có thể tham khảo các mẫu hóa đơn tham khảo quy định tại  phụ lục 5 Thông tư số 153/2010/TT-BTC và Quyết định 2905/QĐ-BTC ngày 09/11/2010 của Bộ Tài chính. Riêng:

Thứ tự chỉ tiêu “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán” có thể đặt trước hoặc sau các chỉ tiêu “Tên loại hóa đơn”, “Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn”, “Tên liên hóa đơn”, “Số thứ tự hóa đơn”

Trường hợp người nộp thuế có các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng…) trực tiếp bán hàng thì tên, địa chỉ, mã số thuế  các đơn vị trực thuộc phải đặt sau  tên, địa chỉ, mã số thuế trụ sở chính (phía dưới hoặc bên cạnh phía bên phải tên trụ sở chính)

3. Các nội dung không bắt buộc của hóa đơn

Theo quy định tại điểm 2 Điều 4 Thông tư số 153/2010/TT-BTC thì:

“a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc.

c) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.”

3.1. Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh tạo hóa đơn tự in, đặt in có tạo  thêm lô-gô, hình ảnh trang trí (bao gồm cả lô-gô, hình ảnh trang trí bằng chữ) thì lô-gô, hình ảnh trang trí không bắt buộc phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc.Ví trí đặt các nội dung không bắt buộc trên tờ hóa đơn (lô-gô, hình ảnh trang trí, quảng cáo,….) do tổ chức, cá nhân kinh doanh tạo hóa đơn quyết định.

3.2. Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh tạo hóa đơn tự in, đặt in muốn tạo thêm hình ảnh quảng cáo: nếu tạo mặt trước của tờ hóa đơn thì phải đảm bảo nguyên tắc quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư số 153/2010/TT-BTC, nếu tạo mặt sau của tờ hóa đơn thì không bắt buộc phải đảm bảo nguyên tắc quy định tại điểm 2 Điều 4 Thông tư số 153/2010/TT-BTC nhưng phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành.

4. Về kích thước, hình thức và các nội dung không bắt buộc của hóa đơn

Kích thước, hình thức và các nội dung không bắt buộc của hóa đơn tự in hoặc đặt in do người nộp thuế tự quyết định nhưng phải đảm bảo đọc được các nội dung của các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn. Trường hợp cùng một loại hóa đơn (hóa đơn Giá trị gia tăng,…) người nộp thuế thể hiện nhiều mẫu hóa đơn có kích thước, hình thức và các nội dung không bắt buộc của hóa đơn khác nhau thì phải có ký hiệu mẫu khác nhau.

5. Về số lượng số hóa đơn trong một quyển hóa đơn

Đối với hóa đơn do người nộp thuế đặt in để sử dụng thì số lượng số hóa đơn trong một quyển hóa đơn do người nộp thuế tự quyết định, không bắt buộc phải là 50 số trong một quyển hóa đơn.

Tổ chức, cá nhân thuộc diện tự tạo hóa đơn theo nghị đinh 51/2010/NĐ-CP cần nghiên cứu thêm các nội dung hướng dẫn trên để có thể thiết kế mẫu hóa đơn đúng qui định và phù hợp nhất.

Mỹ Gành